文書を効果的にアップロードする

Rule Navi の AI回答精度は「どう文書をアップロードするか」で大きく変わります。精度を最大化する文書準備と設定のコツです。

最終更新: 2026-04-20

このガイドを読むとこうなります

BeforeAfter
アップロードしたがAIの回答がトンチンカン該当ページをピンポイントで引用した正確な回答
規則を丸ごと1ファイルにしたらAIが混乱テーマ別に分割してAIが迷わない
「条文番号とページ」が回答に出ない出典リンクから元文書の該当箇所に直接飛べる

AI精度に影響する3つの要素

:::info どれか1つでも欠けるとAIの回答精度は大きく落ちます:

  1. 文書の分割粒度（大きすぎる/小さすぎるとNG）
  2. 見出しの階層構造（構造化されていないとNG）
  3. ファイル形式（OCR必要なスキャンPDFはNG）

1. 文書の分割粒度

悪い例

全社規程集.pdf（500ページ）

1ファイルに全部詰め込むと、AIが「どこを読めばいいか」判断できず精度低下。

良い例（テーマ別分割）

就業規則.pdf（40ページ）
給与規程.pdf（20ページ）
休暇規程.pdf（15ページ）
情報セキュリティポリシー.pdf（25ページ）
業務マニュアル_営業部.md（60ページ）
業務マニュアル_経理部.md（45ページ）
💬
ひとこと
1ファイル 50-100ページ以内 がAI学習の最適ゾーン。それ以上なら章ごとに分割してください。

2. 見出し構造を整える

NG パターン

本文がべた書きで見出しがない PDF：

第1条 目的 この規程は...から始まる長い本文...
第2条 適用範囲 本規程は...

OK パターン

見出しがスタイル適用された PDF/Word:

` # 第1章 総則

第1条 目的 本文...

第2条 適用範囲 本文...

第2章 労働時間 ... `

⚠️
注意
スキャンしただけの PDF（画像形式） はAIが読めません。必ず OCR 済み、またはテキスト抽出可能な PDF を使ってください。

Word から PDF への変換時

Word の「スタイル」機能で見出し1・見出し2 を正しく適用してから PDF 化すると、AI が階層を認識してくれます。

3. ファイル形式の推奨順

形式AI精度備考
Markdown (.md)★★★最推奨、見出しが明確
Word (.docx)★★☆見出しスタイル適用必須
PDF（テキスト）★★☆見出し構造ありが望ましい
PDF（スキャン）✗OCR必須。Acrobat等で事前にOCR処理
Excel (.xlsx)✗サポート外。テーブルはMDに変換推奨

カテゴリ・タグの設計

カテゴリ例

カテゴリ含む文書例
人事就業規則、給与規程、休暇規程、評価制度
経理経費規程、交通費、出張規程、領収書ルール
情報情報セキュリティポリシー、PC貸与規程、SNSガイドライン
営業営業マニュアル、見積ルール、CRM使い方
総務備品申請、会議室予約、福利厚生、慶弔規程

タグ例

各文書に付ける細かいタグ（検索時のヒント）:

💬
ひとこと
タグは お客様が使う言葉 で。「有給休暇」「年次有給」両方つけておくと検索漏れが減ります。

アップロード手順

  1. Rule Navi 管理画面 → 「ナレッジ管理」→「新規追加」
  2. ファイルをドラッグ&ドロップ
  3. カテゴリを選択
  4. タグを付ける（3-5個）
  5. 公開範囲を選択（全社 / 特定部署 / 管理者のみ）
  6. 「AI学習を開始」

学習時間の目安

ページ数学習時間
〜10約1分
〜50約3分
〜100約7分
〜300約20分

「準備完了」の緑バッジが表示されたら検索テスト可能。

精度確認のテスト

アップロード完了後、以下のテスト質問を投げてみてください:

✅
うまくいったサイン
AIが該当ページを正しく引用して回答できれば、運用開始準備完了です。

精度が低い場合の診断

症状原因対処
「わかりませんでした」該当情報が文書にない文書内容を補強
的外れな回答カテゴリ/タグが不足タグを追加、再学習
古い条文を引用旧版がまだ有効扱い旧ファイルをアーカイブ
回答はあるが引用ページが無い見出し構造が崩れているWord で見出しスタイル適用し直し

運用の継続

次のステップ

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